Trasloco

Come per l’abitazione, può capitare di dover fare un trasloco in azienda.

Chi scrive ha una cospicua esperienza di traslochi di sistemi informativi, che va da un server spostato alla stanza a fianco ad una decina di rack con annessi e connessi spostati dalla Svizzera tedesca al canton Ticino.

Quando un’organizzazione si sposta la parte informatica e telematica ha oramai un ruolo importante, anche se molti non addetti ai lavori credono che spostare un’infrastruttura IT sia come spostare una fotocopiatrice.

Il trasloco è un’operazione complessa che deve essere coordinata, cercherò di analizzare alcuni aspetti, basati molto sull’esperienza acquisita sul campo.

L’aspetto più importante è far circolare le informazioni e condividere la pianificazione delle attività tra i vari attori in gioco. Più che mai è vera la frase if you fail to prepare prepare to fail.

Riunire attorno ad un tavolo il personale IT, gli impiantisti e gli addetti al facchinaggio non è una perdita di tempo, ma è essenziale per una buona riuscita dell’operazione nei tempi previsti.

Durante un’operazione di spostamento di un ufficio ciascuno vede solamente il proprio problema e stima i tempi partendo dal presupposto che tutto il resto funzioni. Questo è una delle ragioni principali che portano al mancato rispetto dei tempi e a inutili giochi di scaricamento di responsabilità.

Gli utenti devono essere ben informati del periodo di blackout e devono capire che non possono abbandonarsi a scene isteriche usando frasi che contengono “urgente” ogni tre parole perché vogliono recuperare un documento che si sono dimenticati di salvare o inviare una mail che si sono dimenticati di spedire. Questo deve essere chiaro: ogni scena patetica utilizzata per scavalcare la pianificazione estende i tempi della pianificazione.

Per quanto riguarda le linee telefoniche e, soprattutto, Internet, la cosa migliore è avere nel luogo di destinazione la linea già pronta e testata (dal personale IT) al momento del trasloco. Se qualcuno ha concordato con il fornitore della connettività un “cambio al volo che in un’oretta siete online”, bisogna fare in modo di avere i recapiti del tecnico responsabile dell’operazione e avere sotto mano nel cellulare tutti i dati del contratto e i numeri di telefono. Per quel che ho visto, la Telecom sfora di mezza giornata rispetto alle promesse e Fastweb a Milano sulle proprie linee è abbastanza rispettoso dei tempi.

La sequenza degli oggetti da spostare dovrebbe essere discussa con la ditta di facchinaggio. Chi fa quei lavori usa un proprio metodo basato su vari fattori, tra cui l’ottimizzazione dello spazio sui mezzi di trasporto. Spesso i server  con annessi e connessi sono gli ultimi ad essere spenti e smontati e i primi a dover essere riassemblati e riattivati. Per questo è necessario concordare con i facchini la disponibilità di qualcuno di loro per un viaggio speciale per trasportare i server.

Ovviamente non verranno trasportati server e backup tutti sullo stesso carico, vero?

Alcuni SysAdmin utilizzano i propri mezzi per trasportare parti critiche dell’infrastruttura perché “non si fidano”. Attenzione che questo deve avere il consenso dei responsabili; inoltre se proprio si vuole trasportare qualcosa da soli meglio che sia il backup, lasciando i server alla ditta di facchinaggio, che, in caso di incidente, è assicurata.

Un altro aspetto riguarda l’attrezzatura. Prima del trasloco è bene procurarsi un surplus di cavi di rete, cavi di alimentazione e ciabatte multipresa che è bene trasportare nella nuova sede appena prima del trasloco e tenerli in un posto sotto chiave. Per gli attrezzi bastano un cacciavite multipunta e un coltello svizzero Victorinox, con l’accortezza di non abbandonarli mai perché quelle sono le tipiche situazioni in cui le cose spariscono misteriosamente. Quando si riassemblano i server, la stanza non deve mai essere lasciata aperta non presidiata; è brutto presumere la colpevolezza altrui, ma better safe than sorry.

Per la riattivazione dei servizi, calcolare bene i tempi di boot e le dipendenze dei vari server. Un firewall o un server possono impiegare anche 5 minuti ad essere operativi e non sempre si può accendere tutto assieme, ma bisogna rispettare una sequenza precisa per evitare di dover riavviare dei server e sprecare altro tempo.

Il periodo durante il quale viene fatto il trasloco è importante. Di solito si tende a concentrare i lavori tra sabato e domenica, se va bene si parte venerdì pomeriggio e magari durante un periodo di festa. Se questo riduce i tempi di fermo per un ufficio, bisogna tener presente che in quel periodo i fornitori sono chiusi e i call centre di supporto non rispondono. Inoltre durante il periodo estivo e natalizio la chiusura potrebbe protrarsi per dei giorni oppure i fornitori potrebbero non avere immediatamente disponibili dei materiali. Valutare bene questi rischi.

Gli utenti sono un discorso a parte. Bisogna cercare di ottenere la planimetria dei nuovi uffici con la disposizione delle scrivanie quanto prima per poter correggere eventuali errori, come il fatto che la fotocopiatrice ha bisogno di un cavo di rete perché non è solamente una fotocopiatrice. Verificare anche di avere una scorta di cavi di rete da 3 e 5 metri perché si finisce sempre per avere la torretta da un lato della scrivania e l’utente che vuole il PC dal lato opposto.

L’ultima parola è sulle stime dei tempi. Le persone vogliono farsi belle durante le riunioni e tendono a buttare lì stime che vanno tra lo spensierato ottimismo e la fantascienza più estrema. L’errore che si commette più di frequente è presumere che se una persona scava una buca in un minuto, 60 persone la scavano in un secondo e 30 persone ben motivate la scavano in mezzo secondo. Ci sono necessariamente dei tempi morti e degli eventi esterni imprevedibili (traffico, semafori tutti rossi, difficoltà di parcheggio). Se non è vero che tutto va male, non è nemmeno pensabile che tutto possa andare bene: sono entrambe le due code di minima probabilità della gaussiana. È, invece, assai probabile che qualcosa vada male: se non possiamo prevedere cosa vada male, possiamo ragionevolmente presumere che qualche intoppo ci sia e, quindi, includere nella stima dei tempi qualcosa in più per gli incidenti. Quanto sia questo qualcosa è per me difficile dirlo. Oramai lo stimo a occhio, ma non ho ancora sviluppato una formula deterministica.

Il consiglio che mi sento di dare è: state larghi con i tempi, non fate i supereroi del trasloco perché tanto non serve.