Ridondanza delle informazioni

Non esiste organizzazione in cui ogni informazione è registrata una volta sola e pretendere di arrivare a questo utopico obbiettivo è irrealistico e, spesso, improduttivo.

Però alcune volte le informazioni sono ridondate in maniera non necessaria, con rischi di costi nascosti dovuti alla manutenzione di più archivi e alle conseguenze del disallineamento degli stessi (o l’allineamento è fatto per via algoritmica o non è). In questo scenario si inserisce spesso un irrazionale antagonismo tra uffici (o tra scrivanie dello stesso ufficio) tale per cui un’informazione come un numero di telefono di un cliente diventa un dato custodito più gelosamente del PIN del bancomat.

La soluzione a questi problemi è ben lungi dall’essere di facile attuazione, specie in realtà dove un vero coordinamento IT è assente, vuoi per mancanza di personale, vuoi perché non ne viene avvertito il bisogno.

Eppure avvicinarsi a piccoli passi verso un’integrazione del flusso di informazioni aziendali non è una missione da multinazionale, ma è realizzabile anche in realtà di dimensioni paragonabili alle fin troppo citate PMI italiane.

Quando viene il momento di valutare un aggiornamento importante o il cambio di un software sarebbe il caso di verificare se questo può esportare (va bene anche in sola lettura) dei dati necessari a più uffici, come le anagrafiche clienti o fornitori o l’elenco degli articoli. Se la base dati risiede su un database SQL (uno qualsiasi), basteranno tre semplici viste logiche per avere queste informazioni.

Una volta installato sul PC il client per l’accesso al database SQL, le viste logiche saranno immediatamente disponibili e importabili o utilizzabili da chi ne abbia la necessità.

Capita molte volte che si tengano le gestioni di piccoli magazzini di consumabili o altro su fogli di Excel, fogli di carta o file di Access fatti in un qualche modo e che ci siano un sacco li lavori di trascrizione da parte del gestione di questi magazzini, dell’ufficio acquisti e della contabilità.

Magari il programma gestionale utilizzato in azienda prevede già una funzione per gestire le scorte di consumabili (toner, carta, cancelleria…) con il sistema di codifica, richiesta e approvazione acquisti, gestione fornitori multipli, eccetera. Basta solamente porre il problema, avere la volontà di risolverlo e convincere la contabilità che il gestionale è uno strumento aziendale, non la vacca sacra dell’amministrazione.