È fuori discussione che l’archiviazione della posta elettronica sia una necessità e, alcune volte, un obbligo.
Il SysAdmin deve risolvere in un modo o in un altro questa necessità degli utenti, senza decidere ex auctoritate che si tratta di un vezzo o della conseguenza della pigrizia di chi utilizza la mail. Nella posta elettronica ci sono le tracce con riferimenti temporali delle interazioni con clienti o fornitori esterni e alcune volte c’è la storia evolutiva di un’organizzazione.
L’utilizzo di funzioni di auto archiviazione sul disco locale di alcuni client di posta elettronica è molto pericolosa, in quanto viene sì alleggerito il carico del mail server, ma i messaggi vengono trasferiti su un sistema di storage senza backup.
Ancora una volta, un server IMAP locale potrebbe essere la soluzione che incontra tutte le esigenze dell’organizzazione, inclusi il basso costo dell’hardware e l’assenza di licenze.
Basterebbe, infatti, attrezzare un computer con due dischi configurati in RAID1 via software e un’installazione di Dovecot con storage maildir; se gli utenti vengono registrati su una tabella SQL, è sufficiente scrivere un’anagrafica di una tabella per la gestione degli utenti oppure utilizzare tool come Postfix Admin.
Il backup della macchina appena descritta può essere eseguito con un rsync che sincronizza la copia altrove. Dal momento che vengono modificati pochi dati al giorno, il backup richiede pochi minuti, dopo la sincronizzazione iniziale.
Una volta configurato il server della storicizzazione, è sufficiente configurare un account IMAP su tutti i client aziendali e spiegare agli utenti che possono muovere le mail su quell’account per storicizzarle.
Se i messaggi di posta elettronica storicizzati devono essere accessibili a più persone, è sufficiente configurare il medesimo account IMAP sugli stessi utenti oppure utilizzare le ACL di Dovecot per regolare gli accessi.
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