I periodi congiunturali come quello che stiamo attraversando sono degli ottimi momenti per valutare i costi non giustificati e i lati improduttivi dell’IT con approccio sereno, ma determinato e con l’idea che non esistano “vacche sacre” o aree intoccabili.
In un’organizzazione tutti definiscono il proprio lavoro “aaaaassssolutamente fondamentale” e ogni riparazione deve essere fatta in maniera “uuuuuurggeeentttteeeeee!” Questo è un normale comportamento umano che può essere mitigato esponendo i costi delle urgenze e limitandoli con sistemi di budget o rifatturazione interna. Se vogliamo essere un pochino più maligni, alcune volte l’urgenza di un lavoro dipende dalla mancata organizzazione, da una scarsa pianificazione preventiva o da una tendenza sistemica alla procrastinazione.
Cercherò qui di seguito di analizzare alcune possibili aree di intervento, ben sapendo che sto solamente grattando la superficie.
Contratti di manutenzione
È veramente utile pagare un 24x7x365 oppure un contratto che include il sabato se l’azienda fa un normale 8-18 dal lunedì al venerdì e se il sabato è utilizzato saltuariamente per lavori occasionali?
Serve veramente un intervento in 4 ore dalla chiamata? Quante volte il fornitore è effettivamente intervenuto in 4 ore? Quante volte potevamo tranquillamente aspettare il giorno dopo? Siamo consapevoli che una chiamata aperta alle 15:00 potrebbe essere evasa all’interno della SLA di 4 ore con un intervento la mattina dopo alle 9:00?
Inoltre: i contratti di manutenzione stanno coprendo apparecchiature o servizi non più critici o dismessi?
Stampe
L’informatica non serve a stampare più velocemente i documenti, ma ad evitare di stamparli. Mettiamo bene in testa a tutti questo concetto. Il monitoraggio delle stampe può avvenire in vari modi, dal controllo di carta e consumabili acquistati all’utilizzo dei contapagine incorporati nelle stampanti. Dovendo per forza stampare, è bene eliminare le stampantine a getto d’inchiostro da 90 Euro al supermercato perché hanno un costo/copia esorbitante a causa degli inchiostri. Poche persone hanno veramente bisogno di una stampante personale sulla scrivania e spesso una stampante multifuzione in corridoio o in un’area comune risolve il problema delle stampe di una dozzina (o più) di utenti. Se la multifunzione è a colori, è bene impostare in ogni PC per default la stampa in bianconero, specialmente se la stampante è a noleggio, in quanto il contratto di noleggio potrebbe prevedere dei tetti massimi mensili di stampe a colori.
Procedure legacy
Se alle domande “Perché faccio questo?” o “Perché questo lo faccio così?” la risposta è “Perché si è sempre fatto così” sarebbe il caso di analizzare quel processo e capire se serve ancora, o se non si può fare diversamente. Un esempio potrebbe essere un utente che periodicamente fa il backup dei propri dati su DVD-ROM perché anni prima il sistema di backup centralizzato non garantiva la granularità richiesta. Ci può stare che nel frattempo l’azienda abbia virtualizzato e sia passata ad un sistema in high availability con snapshot consistenti orarie dei dati, quindi il backup su DVD-ROM, a confronto, e’ lento, dispendioso, inutile, inaffidabile e un buco di sicurezza in caso di perdite, furto o improprio trattamento dei DVD obsoleti.
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