(im)produttività dell’IT

Trasporto eccezionaleI periodi congiunturali come quello che stiamo attraversando sono degli ottimi momenti per valutare i costi non giustificati e i lati improduttivi dell’IT con approccio sereno, ma determinato e con l’idea che non esistano “vacche sacre” o aree intoccabili.

In un’organizzazione tutti definiscono il proprio lavoro “aaaaassssolutamente fondamentale” e ogni riparazione deve essere fatta in maniera “uuuuuurggeeentttteeeeee!” Questo è un normale comportamento umano che può essere mitigato esponendo i costi delle urgenze e limitandoli con sistemi di budget o rifatturazione interna. Se vogliamo essere un pochino più maligni, alcune volte l’urgenza di un lavoro dipende dalla mancata organizzazione, da una scarsa pianificazione preventiva o da una tendenza sistemica alla procrastinazione.

Cercherò qui di seguito di analizzare alcune possibili aree di intervento, ben sapendo che sto solamente grattando la superficie.

Contratti di manutenzione
È veramente utile pagare un 24x7x365 oppure un contratto che include il sabato se  l’azienda fa un normale 8-18 dal lunedì al venerdì e se il sabato è utilizzato saltuariamente per lavori occasionali?
Serve veramente un intervento in 4 ore dalla chiamata? Quante volte il fornitore è effettivamente intervenuto in 4 ore? Quante volte potevamo tranquillamente aspettare il giorno dopo? Siamo consapevoli che una chiamata aperta alle 15:00 potrebbe essere evasa all’interno della SLA di 4 ore con un intervento la mattina dopo alle 9:00?
Inoltre: i contratti di manutenzione stanno coprendo apparecchiature o servizi non più  critici o dismessi?

Stampe
L’informatica non serve a stampare più velocemente i documenti, ma ad evitare di stamparli. Mettiamo bene in testa a tutti questo concetto. Il monitoraggio delle stampe può avvenire in vari modi, dal controllo di carta e consumabili acquistati all’utilizzo dei contapagine incorporati nelle stampanti. Dovendo per forza stampare, è bene eliminare le stampantine a getto d’inchiostro da 90 Euro al supermercato perché hanno un costo/copia esorbitante a causa degli inchiostri. Poche persone hanno veramente bisogno di una stampante personale sulla scrivania e spesso una stampante multifuzione in corridoio o in un’area comune risolve il problema delle stampe di una dozzina (o più) di utenti. Se la multifunzione è a colori, è bene impostare in ogni PC per default la stampa in bianconero, specialmente se la stampante è a noleggio, in quanto il contratto di noleggio potrebbe prevedere dei tetti massimi mensili di stampe a colori.

Procedure legacy
Se alle domande “Perché faccio questo?” o “Perché questo lo faccio così?” la risposta è “Perché si è sempre fatto così” sarebbe il caso di analizzare quel processo e capire se serve ancora, o se non si può fare diversamente. Un esempio potrebbe essere un utente che periodicamente fa il backup dei propri dati su DVD-ROM perché anni prima il sistema di backup centralizzato non garantiva la granularità richiesta. Ci può stare che nel frattempo l’azienda abbia virtualizzato e sia passata ad un sistema in high availability con snapshot consistenti orarie dei dati, quindi il backup su DVD-ROM, a confronto, e’ lento, dispendioso, inutile, inaffidabile e un buco di sicurezza in caso di perdite, furto o improprio trattamento dei DVD obsoleti.

Autore: Luigi Rosa

Consulente IT, sviluppatore, SysAdmin, cazzaro, e, ovviamente, geek.

9 pensieri riguardo “(im)produttività dell’IT”

  1. Luigi, potrei dire la mia lavorando all interno di una azienda(chiamiamola cosi’) medio grande. PEr l’intervento purtroppo il piu’ delle volte l’utente esige cose che si potevano tranquillamente fare sul pc della scrivania a fianco, ma non si sa perche’ sul suo pc riescono meglio. PEr le stampanti invece tutti vogliono la laser a colori vicino alla propria scrivania e in corridoio sarebbe scomoda. Bisogna alzarsi ogni volta per prendere il foglio o il fascicolo. Inutile dire alle persone come stampare o di evitare quando possibile visto l’uso delle mail. Far entrare questi concetti nelle menti delle persone è molto difficile, si fa prima a farle entrare da altra parte . 🙁

    1. Ovvio che nessuno vuole rinunciare ai propri piccoli (e un po’ ridicoli) privilegi.
      La necessita’ della riduzione delle spese puo’ essere un ottimo grimaldello per contrabbandare queste ottimizzazioni senza che qualcuno organizzi rivolte alla macchinetta del caffe’.

      Per la stampante vicino alla scrivania molte di quelle persone pagano decine di euro al mese per palestre per fare movimento o fisioterapisti che raccomandano di non stare sempre seduti alla scrivania. 😉

        1. Per ridurre il costo, ovviamente. Ridurre il costo facendo incazzare le persone e` il modo migliore per mandare la produttivita` nel cesso. Trovo molto piu` sensato stampare meno che togliere il caffe`.

          1. Pensavo fosse per rimuovere luoghi di ribellione.

            Comunque stanno facendo la nuova gara d’appalto.

            Spero nel capitolato mettano chiaramente: “La macchinetta deve dare il resto”!

  2. Luigi … al capitolo “stampante personale” i dirigenti non cominciano a protestare, ululano!

    Figurarsi se qualcuno di loro può accettare che qualcun altro veda i “documenti riservatissimi” in uscita dalla stampante (no, il PIN sulle stampanti dipartimentali non lo sanno usare) e e l’umiliazione di alzare il culo dalla sedia non si può certo imporre.

  3. Il nostro “danno” è l’auduting, impostato e disegnato male sin dall’inizio e dall’errata interpretazione di regole come la S-OX. Il risultato è che tra questo e la necessità di sentirsi potenti, molte persone “devono firmare” e la firma deve essere fatta sul documento “cartaceo”.
    Esistono soluzioni di workflow favolose, ma… difficilmente sono accettate perchè danno l’impressione di perdita di potere.

    K.

    1. Nel campo farmaceutico l’FDA richiede ancora le firme autografe su alcuni documenti chiave del processo di produzione. Questo perche’ il documento ha piu’ firme e chi firma “dopo” si accorge se ci sono state delle frodi e perche’ alcuni documenti vanno conservati per decenni. Ma stiamo parlando di farmaci.
      A livelli “normali” l’assenza di workflow elettronico e’ pura (assenza di) volonta’ dei responsabili.

  4. Purtroppo ogni azione di riduzione dei costi superflui si scontra contro la testardaggine, giustificata o meno, della gente. Passare da Office a LibreOffice, o dire alla gente “no, a te Access non serve, non ti compero Office Ultimate Professional Superfiguous ma Office basic tirchio edition”, o dire alla gente “alza il culo e vai alla stampante” porta a vere rivolte dei lavoratori, con il risultato che la produttivita` precipita sotto zero. Morale: a meno che l’azienda non sia di proprieta` delle persone che ci lavorano dentro, nessuno potra` mai accettare i cambiamenti.

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